Con questo post imparerai… a dare il giusto peso agli imprevisti per riconoscere quelli che possono crearci dei seri problemi e, quindi, prevenirli. Ecco come realizzare un Risk Probability and Impact Matrix.
I rischi non sono tutti uguali e bisogna imparare a riconoscerli per non essere sopraffatti. Ci sono quelli di poca importanza che se anche dovessero presentarsi non cambierebbero il programma e ci sono quelli di forte entità che se dovessero accadere si rischia di chiudere tutto e andare a casa. Per questo è importante conoscere tutti i possibili eventi negativi (e positivi) che potrebbero accadere dando loro il giusto riconoscimento. Uno strumento utile è il “Risk Probability and Impact Matrix”.
Cosa sono i Rischi
I Rischi sono quegli eventi improvvisi che se dovessero presentarsi rischierebbero di rallentare o interrompere la produzione, in modo temporaneo o permanente. Alcuni si possono prevedere in anticipo ed altri no, per questo bisogna essere pronti per ogni evenienza, in particolare dobbiamo prestare attenzione ai Rischi Secondari (quelli che emergono in conseguenza ad una nostra azione) e ai Residuali (quelli che non abbiamo considerato o che abbiamo deciso di trascurare perché insignificanti).
L’importanza di una Checklist dei Rischi
Dando per scontato che in fase di pianificazione abbiamo preparato un Risk Management Plan (che abbiamo inserito nel più generale Project Management Plan), è giunto il momento di lavorare sulla lista dei rischi che inseriremo nel Risk Register o Registro dei Rischi (qui puoi leggere Cosa è il Risk Register e come realizzarlo). In questa inseriremo una lista dei rischi, le strategia per affrontarli e tante altre informazioni fondamentali prima di iniziare la lavorazione, compresa la loro pericolosità. Nel Registro scriveremo gli imprevisti che reputiamo probabili e di forte impatto sul progetto ma sarà altrettanto importante realizzare una Risk Watch-List in cui elencheremo quegli eventi minori che sembrano poco probabili o che non ci creerebbero troppi grattacapi: in questo modo terremo tutte le eventualità sempre sotto controllo per gestirle al minimo accenno di presentazione.
Cosa e Come Realizzare un Risk Probability and Impact Matrix
Una checklist di tutti i possibili Rischi, ovviamente, non è sufficiente perché un conto è “La tintoria non fa in tempo a portare le tute da lavoro pulite” e un altro è “Il macchinario principale si inceppa bloccando la lavorazione”. Sono entrambi degli eventi che rischiano di rallentarci, ma il primo è facilmente gestibile, mentre il secondo è molto più complesso ed ha un impatto forte sulla produzione.
Per questo usiamo il tool “Risk Probability and Impact Matrix” (Matrice della Probabilità e dell’Impatto dei Rischi), una tabella 5×5 in cui cataloghiamo i vari rischi e li studiamo con un approccio qualitativo. Ecco il procedimento:
- Definiamo la Probabilità: Ad ogni rischio assegniamo una percentuale da 1% (basso) a 100% (alto) sulla possibilità che possa accadere. Io preferisco utilizzare la percentuale, ma si può scegliere anche di assegnare un valore da 1 (basso) a 5 (alto);
- Identifichiamo l’Impatto: Ad ogni rischio della lista assegniamo un valore sul loro possibile impatto sulla produzione:
5 – Catastrofico
4 – Serio
3 – Moderato
2 – Minore
1 – Insignificante
- Inseriamo i dati nelle tabelle: Una volta stabiliti questi valori vanno inseriti all’interno del diagramma, scegliendo uno dei due disponibili. Queste chart ci permettono di vedere la pericolosità dei rischi in uno spazio fisico (tabella A) o in uno schema a colori (tabella B) dove il verde significa un basso livello di probabilità e di impatto mentre il rosso rappresenta l’opposto.
- Conteggio: Volendo si può ottenere un punteggio moltiplicando il valore dell’impatto per il valore della probabilità.
In questo modo abbiamo uno strumento che ci permette di vedere in modo semplice e diretto, quali sono i rischi di cui tenere maggiormente conto.
E adesso? Disegniamo il nostro Risk Probability and Impact Matrix.
Una volta ultimato il Risk Probability and Impact Matrix inseriamo questi valori anche nel Risk Register che quindi assumerà un valore ancora maggiore.
Questo è il momento di pensare anche alle possibili azioni da prendere per gestire i rischi nel momento in cui questi dovessero presentarsi. Ovvero, è il momento di preparare un piano B: qui puoi leggere i 5 passi per un Piano B infallibile.
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