Con questo post imparerai… ad evitare di veder fallire il tuo progetto pensando a come affrontare i problemi pianificando anche un Piano B.
Una regola fondamentale nel Project Management (e nella vita in generale) sostiene che il successo di ogni progetto dipende dalla nostra capacità di pianificazione. Quando decidiamo a tavolino come sviluppare il nostro progetto, però, non dobbiamo limitarci a pensare alle risorse necessarie e agli step da fare, ma bisogna pensare anche a ogni eventuale problema che potrebbe sopraggiungere e prepararci un Piano B. Ok, tutti parlano di “Piano B” e questo perché è fondamentale. Ripeto, f-o-n-d-a-m-e-n-t-a-l-e. Ma va pianificato bene per evitare di fallire con il nostro progetto oppure creeremo solo confusione.
Cosa si intende per “Piano B”?
Il “Piano B” è l’alternativa che sceglieremo nel caso in cui qualcosa andasse storto. Semplificando, ipotizziamo che dobbiamo pianificare un viaggio da un punto A ad un punto B per domenica prossima e oggi è appena mercoledi: il “piano A” è la strada più veloce, mentre il “piano B” è la strada meno veloce che sceglieremo soltanto se domenica mattina, prima di metterci in viaggio, scopriremo che la nostra scelta principale ha dei problemi (traffico, lavori, manifestazione o altro). Il nostro obiettivo è arrivare a destinazione in tempo e non possiamo rischiare di fermarci un pomeriggio intero ad aspettare che la strada si liberi. Il piano B è fondamentale perché un conto è pianificare un viaggio in auto e un altro è sviluppare un progetto industriale dove un ritardo di 5 minuti può significare la perdita di migliaia di euro.
I 5 passi per evitare di fallire grazie a un Piano B Infallibile
Il primo passo per preparare un Piano B infallibile è mentale perché non tutti sono abituati a prevedere i possibili scenari futuri. Molte persone si buttano a capofitto in un progetto “…e poi si vedrà”, ma rischiano di impiegare più tempo, più risorse e di fallire. Quindi prima ancora di metterti a tavolino per preparare il tuo piano B, devi fare uno switch nelle tue abitudini: comincia con il prepare un piano B per gli aspetti più semplici e sicuri della tua quotidianità. Ad esempio, compra un secondo tubetto di dentifricio anche se il primo è appena cominciato, acquista dei cibi in scatola anche se per cena hai già deciso che cucinerai il tuo piatto preferito: non è importante se userai queste o altre alternative, devi fare in modo che diventi un’abitudine.
- I rischi potenziali: Prepara una Risk watch-list in cui elencherai tutto ciò che potrebbe capitarti. Per ogni rischio assegna una probabilità che possa accadere, l’impatto che avrebbe sulla riuscita del progetto, la sua categorizzazione. Potresti anche realizzare un Risk Probability and Impact Matrix (leggi qui le istruzioni su Come Realizzare un Risk Probability and Impact Matrix) per avere delle idee più chiare.
- Prepara un Contingency Plan (Piano per le Eventualità): Qui accantonerai una parte delle risorse finanziarie (almeno il 10-15% del tuo budget totale). Se il preventivo dell’idraulico per rifare il bagno è di € 1.000, tu prevedi un budget totale di almeno 1.150 euro, di cui 1.000 per l’idraulico, e 150 come Contingency Plan.
- Sviluppa un Fallback Plan (piano alternativo) per ogni rischio maggiore: Prendi la lista dei potenziali rischi e comincia:
– Strada bloccata: autostrada bloccata > faccio la superstrada
– Benzina finita: con 20 litri dovrei fare circa 300 km, quindi a 290 km circa metto benzina al primo distributore che trovo > cerco su internet una mappa con i distributori che troverò lungo la strada principale e quella alternativa.
E così via. E’ chiaro che più è complesso il progetto e maggiore sarà lo sforzo che dovrai fare in anticipo. - Monitora la lista dei rischi potenziali: Una volta che è partito il progetto devi tenere sotto controllo cosa sta succedendo per essere pronto a gestire i rischi che avverandosi diventano dei problemi (Risk Watch-list).
- Preparati ad un Workaround Plan (Piano Temporaneo): Non siamo onniscenti, quindi potrebbero capitare dei problemi che non avevamo previsto. Il Workaround non viene realizzato in anticipo, ma è la gestione di un problema che non avevamo previsto adattando magari una delle soluzioni previste. E’ fondamentale il monitoraggio del lavoro.
C’è chi dice che “Piano B = Attirare il fallimento”, ma è l’opposto, serve ad evitare di fallire
Sul web si trovano alcuni post di influencer e blogger che spiegano come l’avere un piano B sia il presupposto per un fallimento. Si basano sul concetto per cui il pensare troppo a qualcosa finisca per attirare quella cosa. Questo concetto si basa sull’idea di magnetismo energetico che è la piattaforma filosofica del Pensiero Positivo e, in particolare, della Legge d’Attrazione.
Come Project Manager, però, non posso iniziare un progetto limitandomi al “penso positivo e mi succederà solo del bene” perché il mio compito è raggiungere l’obiettivo, e non fare della filosofia un po’ semplicistica. E’ vero che il pensare alle conseguenze negative e ai possibili rischi può aumentare la mia ansia, ma è grazie a questi strumenti che posso combatterla e, anzi, affrontare con più serenità lo sviluppo del progetto.